Często zadawane pytania (FAQ) - efaktura

Co to jest efaktura?

Jest to faktura wystawiana w formie elektronicznej (jako plik pdf), która posiada taką samą moc prawną jak faktura w formie papierowej. Faktura elektroniczna zawiera te same dane, co faktura drukowana i zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej.

Faktury wystawiane przez RLPL są podpisane kwalifikowanym podpisem cyfrowym gwarantującym nienaruszalność i pochodzenie pliku.

Podstawa prawna:
Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U.2010 r., nr 249. poz.1661).




Kto może skorzystać z efaktury?

Z efaktury może skorzystać każdy Klient Raiffeisen-Leasing Polska S.A., który wyrazi zgodę na otrzymywanie efaktur, posiada dostęp do Internetu i posiada aktywny adres e-mail.




Co musi zrobić Klient, aby otrzymywać efakturę z Raiffeisen-Leasing Polska S.A.?

Raiffeisen-Leasing Polska S.A. może przesyłać efaktury jedynie po otrzymaniu zgody od Klienta. Klient może wyrazić zgodę poprzez wypełnienie formularza elektronicznego na stronie www.rl-ezgoda.pl.

Alternatywnie Klient może wypełnić formularz „Zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej”, który należy przesłać za pomocą poczty elektronicznej (jako skan dokumentu) lub faksu do Raiffeisen-Leasing Polska S.A. – numer faksu oraz adres email wskazane są na formularzu. Formularz można pobrać ze strony RLPL.




Kiedy zacznę otrzymywać efaktury z Raiffeisen-Leasing Polska S.A.?

Po otrzymaniu zgody i jej weryfikacji przez pracowników Raiffeisen-Leasing Polska S.A., usługa efaktury zostaje aktywowana. Od tego momentu faktury będą wystawiane formie elektronicznej.




Dlaczego faktury na sprzedaż przedmiotu leasingu lub na wydanie przedmiotu leasingu (leasing finansowy) są generowane w formie papierowej.

Faktury te są wymagane np. przy rejestracji pojazdów stąd forma papierowa.




Gdzie znajdują się efaktury?

Efaktury dostępne są na portalu www.rl-efaktura.pl. Dostęp do efaktury możliwy jest po uprzednim zalogowaniu do systemu. Login oraz hasło dostępu zostają dostarczone w trakcie procesu uruchamiania usługi efaktury.




Jaki jest termin doręczenia efaktury?

Za termin doręczenia efaktury uznaje się udostępnienie dokumentu na koncie Klienta w portalu www.rl-efaktura.pl.  

Równocześnie z udostępnieniem efaktury w portalu, na adres mailowy Klienta przesyłane jest potwierdzenie dostępności faktury.




Czy otrzymywanie efaktury jest dodatkowo płatne?

Usługa efaktury nie wiąże się z dodatkowymi kosztami po stronie Klienta.




Co jest potrzebne do korzystania z efaktury?

Aby korzystać z efaktury na komputerze Klienta powinny być zainstalowane oprogramowanie:

  • Przeglądarka internetowa (MS Internet Explorer 7.0 lub wyższy, Mozilla Firefox 3.0.11, Google Chrome 3.0.195),
  • Adobe Acrobat Reader 8.1 (lub wyższy) – bezpłatny program do odczytywania dokumentów w formacie PDF.



Czy korzystając z efaktury będzie można otrzymać duplikat faktury?

Otrzymywanie faktur elektronicznych wyklucza wystawianie duplikatów. Faktury w formie elektronicznej są dostępne na portalu przez 24 godziny 7 dni w tygodniu przez okres 6 lat, licząc od końca roku w którym dana efaktura została wystawiona.




Czy efaktura jest bezpieczna?

Każda efaktura opatrzona jest podpisem elektronicznym, a jej autentyczność można zweryfikować za pomocą aplikacji weryfikującej dostępnej na stronie http://www.itbcg.pl/e-biznes/e-dokument/weryfikacjapodpisu/.




Jak księgować i przechowywać efakturę?

Księgowanie faktury elektronicznej jest identyczne jak w przypadku dokumentu papierowego. Ma ona taką samą moc prawną jak zwykła faktura, a proces księgowania nie zmienia się.




Archiwum efaktury

Zgodnie z wymogami polskiego prawa zarówno wystawca faktur jak i ich odbiorca zobowiązani są do archiwizowania faktur elektronicznych. Faktury (wystawione lub otrzymane drogą elektroniczną) należy przechowywać w sposób umożliwiający natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp organom skarbowym do tych faktur drogą elektroniczną, a w szczególności zapewniający możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.




Jakie są formy powiadomienia o nowej fakturze sposób otrzymywania wiadomości o dokumentach?

Klient sam może zdecydować (zmieniając ustawienia na portalu) czy będzie otrzymywał e-mail wraz z fakturą (plik pdf) czy email z linkiem do pobrania efaktury.